subtotal

Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga números.

Si los datos no están organizados en una lista, o si sólo necesita un total, puede utilizar 

Auto suma en lugar de subtotales automáticos.

 Cómo se calculan los subtotales

Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.

Totales generales

Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen Promedio, la fila Total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales.

Actualización automática: Excel actualizará automáticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle.

Subtotales anidados

Puede insertar subtotales de grupos más pequeños en los grupos de subtotales existentes. En el ejemplo a continuación, los subtotales de cada deporte están en una lista que ya tiene subtotales para cada región.

 Subtotales exteriores

Antes de insertar los subtotales anidados, compruebe que ha ordenado la lista por todas las columnas para las que desea los valores subtotales de manera que las filas cuyos subtotales desea estén agrupadas.

Insertar subtotales individuales

Subtotales

1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.
2. Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular. En el ejemplo anterior, haría clic en una celda de la columna Deporte, columna B.
3. Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente.
4. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
5. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, haría clic en la columna Deporte.
6. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales.
7. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación de cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, seleccionaría la columna Ventas.
8. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.
9. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.
10. Haga clic en Aceptar.

NOTA:  Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.

Sugerencia

Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los símbolos de esquema que aparecen junto a los números de fila. Utilice los símbolos y par a mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales individuales.

Insertar subtotales anidados

1. Subtotales exteriores
2. Subtotales anidados

1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.
2. Ordene el rango por varias columnas, ordenando primero por la columna de subtotales exteriores, después por la siguiente columna interior de los subtotales anidados, etc. En el ejemplo anterior, ordenaría el rango primero por la columna Región y después por la columna Deporte.
   ¿Cómo?Para obtener resultados óptimos, el rango que se ordene deberá tener rótulos de columna. 
   1. Haga clic en el rango que desee ordenar.
   2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
   3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar.
   4. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
3. Inserte los subtotales exteriores.
   ¿Cómo?
   1. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
   2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de los subtotales exteriores. En el ejemplo anterior, haría clic en Región.
   3. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales.
   4. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, esa columna sería Ventas.
   5. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.
   6. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.
4. Inserte los subtotales anidados.
   ¿Cómo?
   1. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
   2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de subtotales anidados. En el ejemplo anterior, esa columna sería Deporte.
   3. Seleccione la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) y otras opciones.
   4. Desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.
5. Repita el paso anterior para más subtotales anidados, empezando desde los más exteriores.

 Insertar una fila total en una lista

1. Asegúrese de que esté activada la lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.) seleccionando una celda de la lista.
2. Haga clic en Alternar fila Total en la barra de herramientas Lista.

Lista ordenamiento y filtro

Las listas son otra de las características de Excel que nos ayudan a hacer más fácil nuestro trabajo. ¿Qué es una lista en Excel?. Una lista es una serie de valores que tienen una relación entre sí, por ejemplo, números correlativos (1, 2, 3, 4, …), números pares (2, 4, 6, 8, …), días de la semana (lunes, martes, miércoles, jueves, …) . Excel es capaz de identificar estas listas y también nos permite añadir listas nuevas personalizadas. El personalizar una lista de Excel nos lleva hasta las herramientas de ordenamiento con las que cuenta Excel, así como también la herramienta filtros que también nos facilita mucho a la hora de realizar y comprender listas 

Después de esta "pequeña" introducción veremos cada uno de los temas por separado...

Lista

Existen dos opciones para crear una lisa; la primera es haciéndolo manualmente, es decir, ir celda por celda teleando los números y al hacer eso, nos arriesgamos a cometer algún error (Repetir números, saltarse números, etcétera). La otra forma es solo haciendo los primero dos números, después de seleccionan esas dos celdas, una vez seleccionadas ir a la parte de la esquina inferior derecha de la segunda celda seleccionada, aparecerá una cruz (+) hacer clic en la cruz y arrastrarla (Al hacer clic se mostrara la numeración 3, 4, 5...) hasta el número que uno desee.

Ordenamiento

Los datos en las hojas de Excel se suelen introducir de una manera desordenada, y eso a veces hace complicado tener una visión general, o tener alguna respuesta completa con facilidad. “Ordenar”, de Excel, hace más fácil tener distintas visiones de una misma hoja de cálculo. Las hojas de cálculo de Excel permiten ordenar columnas por orden alfabético, si se trata de palabras, o de menor a mayor (o a la inversa) si se trata de números.

La forma más sencilla de ordenar en orden alfabético normal y en orden inverso es mediante los botones “orden ascendente” y “orden descendente”. Se pueden ordenar las filas completas o sólo algunas celdas seleccionadas, según la primera columna de la selección.  Botón ordenar columna de Excel

También se puede utilizar el cuadro de diálogo “Ordenar…” dentro del menú “Datos” de Excel, que permite más posibilidades que los botones. Desde este cuadro se pueden seleccionar las distintas columnas que servirán como base de ordenamiento, según hasta tres niveles distintos de prioridades.

Mucho cuidado con ordenar sólo una columna cuando en el resto de columnas hay datos que van por filas, y además hay que comprobar siempre que las fórmulas siguen funcionando después de aplicar el orden, porque podemos acabar con un buen caos de datos, eso sí, bien ordenado alfabéticamente.

Filtros

Los filtros de Excel facilitan la búsqueda de los datos ingresados dentro de un determinado rango en la hoja de cálculo

Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.

Excel proporciona dos formas de filtrar celdas de datos:

    Autofiltro.

 

    Filtro avanzado.

 

Autofiltro

Ayuda a administrar fácilmente hojas de cálculo de gran tamaño, que requieran de filtros con criterios simples.

 

Filtro avanzado

Utilizado para realizar filtros con criterios más complejos. Se diferencia del Autofiltro al tener que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango.

• Utilizar el Autofiltro.

Para utilizar el Autofiltro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (si por algún motivo no aparecieran, podemos hacerlas aparecer con el menúDatos -- Filtro --Autofiltro).

Moratilla Guexpal José René

• Utilizar Filtros avanzados

Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, utilizaremos el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de cálculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.

Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, acceder al menú Datos - Filtro - Filtro Avanzado....

Rango de la lista: Aquí especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar el filtro.

Rango de criterios: Aquí seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios).

También podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opción Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado.

Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con exactamente los mismos valores) desaparecerán.

Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al menú Datos - Filtro -Mostrar todo.

Graficos de excel

En este tema veremos qué es un gráfico e iremos mencionando los pasos y la manera de crear un grafico con la ayuda del asistente de Excel:

•   ¿Qué es un gráfico?.
•  Proceso para crear un gráfico

 ¿Qué es un gráfico?

Un gráfico es una representación de los datos de una hoja de cálculo a través de figuras o líneas que permiten un análisis e interpretación más claros de los mismos.
Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios las visualización de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Por ejemplo, en lugar de analizar varias columnas de números de la hoja de cálculo, puede ver en seguida si las ventas están disminuyendo o aumentando en trimestres sucesivos, o cómo se están comportando las ventas con respecto a las previsiones.

Proceso para crear un gráfico

Los pasos para crear un grafico son los siguientes:

1. Seleccionamos los datos que queremos graficar

2. Seleccionamos la opción Insertar

3. Elegimos gráfico de la Cinta de Opciones

4. Seleccionamos el tipo de gráfico que queremos usar.

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero nosotros siempre utilizamos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

Recomendamos tener seleccionados los datos que queremos graficar antes de crear el gráfico. De lo contrario el gráfico se mostrará en blanco y tendremos que ingresar las series de datos a posterioriormente.

Direccionamiento Absoluto

Se tiene que indicar a Excel el valor absoluto, ya que, si esto no se hace, lo tomará como direccionamiento relativo.

El direccionamiento absoluto, se utiliza cuando su desea conservar las referencias de una celda, en pocas palabras, al momento de copiar una celda esta no varía sino que se queda fija mientras que las relativas se actualizan en función del número de filas y/o columnas en las que se copia la fórmula

  

Se tiene que colocar el símbolo $ delante de la letra de la columna o del numero de fila que no que no se desea modificar al copiarse. 

<> 

Celda relativa	=A5
Fila absoluta	=A$5
Columna absoluta	=$A5
Celda absoluta	=$A$5

Operadores relacionales en Excel

En este tema veremos

• La definicion de operadores relacionales
• Lista de los operadores
• Cuándo se utilizan
• Cómo usarlos
• Valor retorno

¿Qué es un operador de relacion en Excel?

Los operadores relacionales son símbolos que se usan para comparar dos valores. Si el resultado de la comparación es correcto la expresión considerada es verdadera, en caso contario es falsa. Por ejemplo, 8<4 (Ocho es menor que cuatro)es verdadera, se representa por el valor true del tipo básico boolean, en cambio, 8<4 (ocho menor que cuatro) es falsa, false. En la primera columna de la tabla, se dan los símbolos de los operadores relacionales, el la segunda, el nombre de dichos operadores.

Lista de los Operadores en Excel

Operador	nombre	ejemplo	significado
<	Menor que	a<b	a es menor que b
>	Mayor que	a>b	a es mayor que b
==	Igual a	a==b	a es igual a b
!=	No igual a	a!=b	a no es igual a b
<=	Menor que o igual a	a<=5	a es menor que o igual a b
>=	Mayor que o igual a	a>=b	a es menor que o igual a b

¿Cuándo se Utilizan?

Estos operadores se utilizan para comprobar dos valores y saber si el resultado de la comprobaciín es verdadera o falsa.

¿Cómo usarlos en Excel en modo directo?

Modo directo de utilizar un operador relacional cuando utilizamos un operador relacional podemos utilizarlo de dos manera una de ellas es la manera directa este se logra teniendo dos cantidades constantes o variables por ejemplo si nos posicinamos en una celda cualquiera y introducimos esta fórmula: =20>7 Excel nos mandará un resultado ya sea verdadero o cierto en este caso nos mandará el rótulo "VERDADERO" esto quiere decir que 20 realmente es mayor que 7 pero si tenemos valores relativos osea que cada valor se encuentre en una celda por ejemplo si tenemos en la celda A2 el valor 20 y en la celda B2 el valor 7 y ponemos en la celda C2 la misma fórmula pasada nos mostrará el mismo resultado pero si en la celda A2 cambiamos el valor por el valor 5 el resultado cambia mandándonos el rótulo "FALSO".

Valor Retorno

Cuando un programa termina de ejecutarse, devuelve o retorna un valor. En el caso de los programas, el valor de retorno es un número. El valor es cero (0) si el programa finalizó con éxito o distinto de cero si el programa no finalizó con éxito. Cada uno de los valores distintos de cero va asociado a una causa distinta (sabiendo este valor podríamos saber por qué razón falló el programa).

Función SI

La función =SI( )

La función =SI( ) es una de las más potentes que tiene Excel. Esta función comprueba si se cumple una condición. Si ésta se cumple, da como resultado VERDADERO. Si la condición no se cumple, da como resultado FALSO. Obseva la sintaxis:

=SI(Condición;Verdadero;Falso)

Esta es la forma más simple de representar esta función. Vamos a proponer un ejemplo:

Observa el gráfico.Vamos a colocar una función =SI( ) en la celda B4 (celda rosa del descuento).

Vamos a hacer que la factura del ejemplo anterior nos haga un descuento del 10% sólo en el caso de cobrar al contado. La fórmula se colocará en la celda B4 y será la siguiente:

 =SI(C1="Contado";B3*10%;0;)

Esta fórmula mirará si en la casilla C1 (celda amarilla) existe la palabra Contado. En  tal caso, ejecutará una fórmula (10% de descuento), en caso contrario, colocará simplemente un cero en la celda B4, es decir, no realizará ningún cálculo. Observa el resultado: 

Vamos ha hacer otro ejemplo. Supongamos que tenemos las notas de un examen y tenemos que calificar con "Apto" o "No Apto". "Apto" si la nota es mayor a 5 y "No Apto" si es menor a 5. Copia el cuadro e intenta solucionarlo tu mismo.

funciones de excel

En este tema veremos que es:

• Función
• Estructura de una Funcion
• Insertar Función
• Categorías de Funciones
• Función Promedio
• Función Resta

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (Argumentos) en un orden determinado (Estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula.

Estructura de una Función

La sintaxis de cualquier finción es:

=Nombre Funcion(Argumento1;argumento2;argumentoN)

Esto es:

1. Signo igual (=).
2. Nombre de la función.
3. Paréntesis de apertura.
4. Argumentos de la función separados por puntos y comas.
5. Paréntesis de cierre.

Insertar Función

Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar función le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.

Para introducir una fórmula, cuenta con dos opciones:

1. Puede escribir la formula directamente en la celda que mostrará el resultado. Si el nombre de la formula es correcto Excel indicará los argumentos de la misma.
2. Puede utilizar la ayuda de Excel (cuadro de diálogo Insertar función), este asistente mostrará el nombre de la función, los argumentos, ademas una descripción de la función y de cada argumento.

Categorías de las Funciones de Excel

1. Funciones de Complementos y Automatización
2. Finciones de Cubo
3. Funciones de Base de Datos
4. Funciones de Fecha y Hora
5. Funciones de Ingeniería
6. Funciones Financieras
7. Funciones de Información
8. Funciones Lógicas
9. Funciones de Búsqueda y Referencia
10. Funciones Matemáticas y Trigonométricas
11. Funciones Estadísticas
12. Funciones de Texto

Función Promedio

Para explicar la función promedio se hará un pequeño ejercicio:

La profesora Maria registra las calificaciones de sus alumnos en Excel.

Para registrar la calificación final ella utilizó la función de promedio:

La cual le dió como promedio a 7.0 lo mismo hizo con las demás celdas quedando así:

Función Resta

Para explicar la función resta también darremos un ejemplo:

Un contador está realizando el informe anual de una empresa

Para que se obtenga el resultado de la celda "Saldo" se realiza una resta entre la entre la celda de "Ingresos" y la celda de "Egresos" (=B3-C3)

El resultado de esa operación queda así:

El contador hace lo mismo en las demás celdas quedando así:

Operadores Aritméticos para Producir Fórmulas en Excel

En este tema veremos que son las fórmulas, que indican y cómo se dividen:

• Por Operador
• Operadores Binarios
• Operadores Unarios
• Diseño de fórmulas para Operador Binario
• Diseño de fórmulas para Operador Unario
• Jerarquía de los Signos

Las fórmulas, son operadores aritméticos con un signo (+, -, *, /, % y ^) que indica unaoperación o un cálculo matemático entre uno o dos operandos.

Estos de dividen por operador.

Por operador:

1. Suma (+)
2. Resta (-)
3. Miltiplicación (*)
4. División (/)
5. Potenciacion (^)
6. Porcentaje (%)

Estos operadores se dividen en 2 tipos: Binario y Unario

Los operadores de tipo binario son aquellos que necesitan 2 celdas para que se lleve a cabo la operación, los cuáles son:

• La suma
• La resta
• La multiplicación
• La división
• La potenciación

Los operadores de tipo unario, por otro lado solo nesesitan de una celda para llevar a cabo sus operaciones, los cuáles son:

• La potenciación
• El porcentaje

Diseño de Fórmulas para Operador tipo Binario

1. Dato1 + Dato2
2. Constante + Constante
3. Constante + Variable
4. Variable + Constante
5. Variable + Variable

 Diseño de Fórmula para Operador tipo Unario

1. Constante %
2. Variable %

La potenciación (^) puede ser tanto binario como unario ya que esta operacion eleva la cantidad, por ejemplo:

=(B4+B5)^2

Suponiendo que las celdas B4 y B5 contienen los valores 25 y 40 respectivamente la operación queda así:

 =(25+40)^2

El resultado de esta operación es 4225 pero si a esta no se ponen los paréntesis queda así:

=25+40^2

Y el resultado cambia dando a 1625. ¿Y cómo es que pasa esto?, es por la jerarquía de los signos, la cual va así:

• Nivel 0: Paréntesis ()
• Nivel 1: Porcentaje %
• Nivel 2: Potencia ^
• Nivel 3: Multiplicación *
• Nivel 3 División
• Nivel 4: Suma +
• Nivel 4: Resta -

Cuando se tiene la fórmula =(-10+(10^2-4*1*9)^(1/2))/(2*1) es un claro ejempli de las jerarquías ya que lo primero que hace es resolver de la jerarquía mayor a la menor empezando por el nivel 0 que son los paréntesis y como es esta fórmula hay más de uno se resuelve de izquierda a derecha, después se resuelve el nivel 2 (Ya que en esta formula no hay jerarquía de nivel 1 que es el porcentaje) y también como hay más de uno se resuelve de izquierda a derecha, luego se continúa con el nivel 3 y como hay multiplicación y división Se empieza con la multiplicación ya que tiene más y  se hace lo mismo para resolver (De izq. a der.) y después con la división y al final con el nivel 4 donde está la suma y la resta y de repite lo mismo que con el 3er nivel.

El resultado de esta fórmula queda así:

=(-10+(10^2-4*1*9)^(1/2))/(2*1) que es igual a -1